¿Las impresoras son más fáciles de usar ahora que hace veinte años?

En la película "Office Space", oficinistas descontentos llevan su impresora propensa a errores a un campo cercano y comienzan a destrozarla. Esto les ayuda a sentirse mejor con su trabajo.ydesafíos de la impresora. Si bien la escena es divertida de ver, retrata a las impresoras bajo una luz negativa.

Afortunadamente, las impresoras incorporan cada vez más nuevas funciones para mejorar su facilidad de uso. Este artículo discutirá las formas en que estos dispositivos se han vuelto más simples de operar, así como también brindará estadísticas sobre la importancia de la facilidad de uso para las empresas y si las percepciones de las impresoras han cambiado.

Importancia de la facilidad de uso

Las empresas estadounidenses y de Europa occidental con menos de 50 empleados dicen que la facilidad de uso es un criterio principal para seleccionar un producto o proveedor para su organización (54 %); ocupa el segundo lugar en importancia después del precio (64%). Factores como servicio y soporte, compatibilidad e integración de software, capacidades de seguridad, capacidades de servicios profesionales, reputación del proveedor, conocimiento de ventas y marca son significativamente menos importantes para estas pequeñas empresas.

Si bien las empresas más grandes clasifican la facilidad de uso un poco más abajo (alrededor del 36% lo considera un criterio principal para la selección de productos/proveedores), aún tiende a quedar por delante de las capacidades de seguridad, las capacidades de servicios profesionales, la reputación del proveedor, el conocimiento de ventas y marca. Si bien es más probable que las organizaciones más grandes cuenten con personal de TI interno que pueda ayudarlos a navegar a través de los problemas de usabilidad, encontrar estos problemas en primer lugar puede dañar la productividad.

Funciones de impresora fáciles de usar

Las impresoras fáciles de usar a menudo tienen un panel de control y/o una pantalla táctil fáciles de usar, aplicaciones de productividad, utilidades de software, capacidades de mantenimiento y ayuda interactiva. Y una nueva característica de usabilidad que se está integrando en un número cada vez mayor de dispositivos de impresión es el control por voz.

Panel de control: gran parte de la interacción diaria con una impresora o impresora multifunción (MFP) ocurre en una estación de trabajo de PC y se logra a través del controlador de impresión y las utilidades de software. Pero una buena cantidad de operaciones más allá de la impresión directa, como escanear, copiar y enviar faxes, se realizan a través del panel de control y/o la pantalla táctil del dispositivo.

Los dispositivos de impresión más fáciles de usar tienen pantallas táctiles que son lo suficientemente grandes para leer y navegar fácilmente. Los iconos están claramente marcados y los trabajadores tienen la capacidad de colocar las funciones más utilizadas en los niveles superiores del sistema de menús. Las oficinas también pueden mejorar la experiencia del panel de control al tener varias impresoras del mismo fabricante. Esto ayuda a que los trabajadores se sientan cómodos con la interfaz de usuario particular del fabricante.

Aplicaciones de productividad: muchos dispositivos de impresión ahora admiten aplicaciones. Vienen preinstalados en el dispositivo o pueden ser descargados por el cliente o por un tercero. Estas aplicaciones, que se inician con un simple toque en la pantalla del panel de control, están diseñadas para realizar operaciones complejas con una sola o mínima pulsación de tecla.

Si bien la cantidad y los tipos de aplicaciones disponibles varían de un proveedor a otro, algunas de las aplicaciones más comunes se enfocan en áreas como contabilidad de páginas y costos, administración de documentos y enrutamiento de archivos escaneados, y acceso a la información. Cuando las aplicaciones se diseñan e implementan correctamente, pueden mejorar en gran medida la facilidad de uso del dispositivo, así como la aplicación o función particular a la que están diseñadas para acceder.

Utilidades de software: otra área importante de facilidad de uso son las utilidades de software que acompañan al dispositivo, incluido el controlador de impresión, el controlador de fax y cualquier software de escaneo y/o reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Muchos controladores de impresión y utilidades asociadas permiten a los usuarios definir la configuración común que se aplica a su uso específico del dispositivo, lo que ayuda a mejorar su experiencia.

Capacidades de mantenimiento: La facilidad de mantenimiento de la impresora también es importante. Por ejemplo, ¿los suministros son fáciles de instalar o agregar? ¿Qué tan difícil es arreglar un atasco de papel? Los usuarios no deberían tener que luchar para realizar estas tareas. Algunos proveedores colocan instrucciones de mantenimiento justo en el área donde se lleva a cabo la operación de mantenimiento en particular, mientras que otros detallarán el proceso de mantenimiento/reemplazo en el panel de control con una serie de pantallas de instrucciones (o puede haber un video disponible).

Los mensajes detallados de error y actualización también mejoran la facilidad de uso. Por ejemplo, un mensaje que dice "Se debe reemplazar el fusor" es mucho más útil que uno que dice "Error E331". Además, una utilidad de solución de problemas puede ser beneficiosa.

Ayuda interactiva: la ayuda interactiva permite a los trabajadores acceder a ayuda sensible al contexto sobre cómo usar una característica o función específica con solo tocar un botón o icono. Las impresoras multifunción con conectividad a Internet pueden potencialmente dirigir a los usuarios a la ayuda en línea, mientras que otros dispositivos tienen una ayuda integrada más limitada.

Control de voz: cada vez más, las impresoras pueden controlarse mediante el habla humana, mediante el uso de asistentes de voz como Amazon Alexa, Google Assistant y Microsoft Cortana. Canon, Epson, HP, Sharp y Xerox son solo algunos ejemplos de fabricantes de impresoras que integran esta capacidad en sus dispositivos.

El beneficio de esta función para los usuarios es que la interacción con la impresora puede ser más sencilla y rápida. En lugar de tener que escribir y navegar por los sistemas de menús, simplemente le dicen a la impresora lo que quieren. Los comandos de voz también pueden permitir que las personas con ciertas discapacidades físicas usen o usen mejor el dispositivo.

Sin embargo, una preocupación potencial con esta tecnología es la privacidad y la seguridad. De hecho, mientras que el 49 % de los usuarios empresariales están considerando invertir en soluciones de automatización de voz (según el reciente estudio Smart Workplace de Keypoint Intelligence), la razón número uno de una actitud desfavorable hacia la tecnología inteligente es la falta de seguridad.

Las empresas pueden temer que la naturaleza conectada a Internet de los asistentes de voz pueda llevar a que la información de la empresa caiga en las manos equivocadas. Otro inconveniente potencial de esta tecnología es la interrupción de los trabajadores de oficina cercanos.

3 comida para llevar

Las impresoras no tienen que ser difíciles de usar, especialmente con características y capacidades modernas que simplifican la operación y el mantenimiento.
Las pequeñas empresas consideran que la facilidad de uso de una impresora es muy importante, posiblemente porque es menos probable que cuenten con personal de TI dedicado.
Las impresoras actuales incorporan funciones de usabilidad como paneles de control/pantallas táctiles fáciles de usar, aplicaciones de productividad, utilidades de software, capacidades de mantenimiento, ayuda interactiva y capacidad de control por voz.