Les imprimantes sont-elles plus faciles à utiliser aujourd'hui qu'il y a vingt ans ?

Dans le film "Office Space", des employés de bureau mécontents amènent leur imprimante sujette aux erreurs dans un champ voisin et commencent à la détruire. Cela les aide à se sentir mieux dans leur travailetdéfis de l'imprimante. Bien que la scène soit amusante à regarder, elle dépeint les imprimeurs sous un jour négatif.

Heureusement, les imprimantes intègrent de plus en plus de nouvelles fonctionnalités pour améliorer leur facilité d'utilisation. Cet article discutera des façons dont ces appareils sont devenus plus simples à utiliser, ainsi que des statistiques sur l'importance de la facilité d'utilisation pour les entreprises et si les perceptions des imprimantes ont changé.

Importance de la facilité d'utilisation

Les entreprises américaines et d'Europe de l'Ouest comptant moins de 50 employés déclarent que la facilité d'utilisation est un critère majeur de sélection d'un produit ou d'un fournisseur pour leur organisation (54 %) ; il n'arrive qu'en deuxième position après le prix (64 %). Des facteurs tels que le service et l'assistance, la compatibilité et l'intégration des logiciels, les capacités de sécurité, les capacités de services professionnels, la réputation du fournisseur, les connaissances commerciales et la marque sont nettement moins prioritaires pour ces petites entreprises.

Alors que les grandes entreprises classent la facilité d'utilisation un peu plus bas (environ 36 % la considèrent comme un critère majeur pour la sélection des produits/fournisseurs), elle a toujours tendance à devancer les capacités de sécurité, les capacités de services professionnels, la réputation du fournisseur, les connaissances commerciales et marque. Alors que les grandes organisations sont plus susceptibles d'avoir du personnel informatique interne qui peut les aider à résoudre les problèmes d'utilisabilité, rencontrer ces problèmes en premier lieu peut nuire à la productivité.

Fonctionnalités conviviales de l'imprimante

Les imprimantes conviviales disposent souvent d'un panneau de commande et/ou d'un écran tactile faciles à utiliser, d'applications de productivité, d'utilitaires logiciels, de capacités de maintenance et d'une aide interactive. Et une nouvelle fonctionnalité de convivialité intégrée dans un nombre croissant d'appareils d'impression est la commande vocale.

Panneau de commande : La plupart des interactions quotidiennes avec une imprimante ou une imprimante multifonction (MFP) se produisent sur un poste de travail PC et sont réalisées via le pilote d'impression et les utilitaires logiciels. Mais un bon nombre d'opérations au-delà de l'impression directe, telles que la numérisation, la copie et la télécopie, s'effectuent via le panneau de commande et/ou l'écran tactile de l'appareil.

Les appareils d'impression les plus conviviaux sont dotés d'écrans tactiles suffisamment grands pour faciliter la lecture et la navigation. Les icônes sont clairement marquées et les travailleurs ont la possibilité de placer les fonctions les plus couramment utilisées aux niveaux supérieurs du système de menus. Les bureaux peuvent également améliorer l'expérience du panneau de commande en ayant plusieurs imprimantes du même fabricant. Cela aide les travailleurs à se familiariser avec l'interface utilisateur particulière du fabricant.

Applications de productivité : de nombreux périphériques d'impression prennent désormais en charge les applications. Ils sont soit préinstallés sur l'appareil, soit téléchargeables par le client ou un tiers. Ces applications, qui sont lancées par une simple pression sur l'écran du panneau de commande, sont conçues pour effectuer des opérations complexes avec une seule pression ou un nombre minimal de touches.

Bien que le nombre et les types d'applications disponibles varient d'un fournisseur à l'autre, certaines des applications les plus courantes se concentrent sur des domaines tels que la comptabilité des pages et des coûts, la gestion des documents et le routage des fichiers numérisés, ainsi que l'accès aux informations. Lorsque les applications sont conçues et mises en œuvre correctement, elles peuvent grandement améliorer la facilité d'utilisation de l'appareil ainsi que l'application ou la fonction particulière à laquelle elles sont conçues pour accéder.

Utilitaires logiciels : Un autre domaine important de la facilité d'utilisation est les utilitaires logiciels qui accompagnent le périphérique, y compris le pilote d'impression, le pilote de télécopie et tout logiciel de numérisation et/ou de reconnaissance optique de caractères (OCR). De nombreux pilotes d'impression et utilitaires associés permettent aux utilisateurs de définir les paramètres communs qui s'appliquent à leur utilisation spécifique du périphérique, ce qui contribue à améliorer leur expérience.

Capacités de maintenance : La facilité de maintenance de l'imprimante est également importante. Par exemple, les consommables sont-ils faciles à installer/ajouter ? Est-il difficile de résoudre un bourrage papier ? Les utilisateurs ne devraient pas avoir à lutter pour effectuer ces tâches. Certains fournisseurs placent des instructions de maintenance directement dans la zone où l'opération de maintenance particulière a lieu, tandis que d'autres détaillent le processus de maintenance/remplacement sur le panneau de commande avec une série d'écrans d'instructions (ou une vidéo peut être disponible).

Des messages d'erreur et de mise à jour détaillés améliorent également la facilité d'utilisation. Par exemple, un message indiquant « L'unité de fusion doit être remplacée » est beaucoup plus utile qu'un message indiquant « Erreur E331 ». De plus, un utilitaire de dépannage peut être bénéfique.

Aide interactive : l'aide interactive permet aux employés d'accéder à une aide contextuelle sur l'utilisation d'une fonctionnalité ou d'une fonction spécifique en appuyant simplement sur un bouton ou une icône. Les MFP avec connectivité Internet peuvent potentiellement diriger les utilisateurs vers l'aide en ligne, tandis que d'autres appareils ont une aide intégrée plus limitée.

Contrôle vocal : de plus en plus, les imprimantes peuvent être contrôlées par la voix humaine, grâce à l'utilisation d'assistants vocaux comme Amazon Alexa, Google Assistant et Microsoft Cortana. Canon, Epson, HP, Sharp et Xerox ne sont que quelques exemples de fabricants d'imprimantes intégrant cette fonctionnalité à leurs appareils.

L'avantage de cette fonctionnalité pour les utilisateurs est que l'interaction avec l'imprimante peut être plus simple et plus rapide. Au lieu d'avoir à taper et à parcourir les systèmes de menus, ils indiquent simplement à l'imprimante ce qu'ils veulent. Les commandes vocales peuvent également permettre aux personnes souffrant de certains handicaps physiques d'utiliser ou de mieux utiliser l'appareil.

Une préoccupation potentielle avec cette technologie, cependant, est la confidentialité et la sécurité. En effet, alors que 49% des utilisateurs professionnels envisagent d'investir dans des solutions d'automatisation vocale (selon la récente étude Smart Workplace de Keypoint Intelligence), la principale raison d'une attitude défavorable à l'égard des technologies intelligentes est le manque de sécurité.

Les entreprises peuvent craindre que la nature connectée à Internet des assistants vocaux ne conduise à ce que les informations de l'entreprise tombent entre de mauvaises mains. Un autre inconvénient potentiel de cette technologie est la perturbation des employés de bureau à proximité.

3 plats à emporter

Les imprimantes n'ont pas besoin d'être difficiles à utiliser, en particulier avec des fonctionnalités et des capacités modernes qui simplifient le fonctionnement et la maintenance.
Les petites entreprises considèrent la facilité d'utilisation d'une imprimante comme très importante, peut-être parce qu'elles sont moins susceptibles d'avoir un personnel informatique dédié en place.
Les imprimantes d'aujourd'hui intègrent des fonctionnalités conviviales telles que des panneaux de commande/écrans tactiles faciles à utiliser, des applications de productivité, des utilitaires logiciels, des capacités de maintenance, une aide interactive et une capacité de commande vocale.