プリンターは 20 年前よりも使いやすくなっていますか?

映画「オフィス スペース」では、不満を抱いたオフィス ワーカーが、エラーが発生しやすいプリンターを近くの畑に持ち込み、壊し始めます。 これにより、彼らは自分の仕事について気分が良くなりますそしてプリンターの挑戦。 このシーンは見ていて楽しいものですが、プリンターを否定的な見方で描いています。

幸いなことに、プリンタには、使いやすさを向上させるための新しい機能がますます組み込まれています。 この記事では、これらのデバイスの操作が簡単になった方法について説明し、企業にとっての使いやすさの重要性と、プリンターに対する認識が変化したかどうかに関する統計を提供します。

使いやすさの重要性

従業員が 50 人未満の米国および西ヨーロッパの企業は、使いやすさが組織の製品またはベンダーを選択する際の最大の基準であると述べています (54%)。 価格に次ぐ重要性です (64%)。 サービスとサポート、ソフトウェアの互換性と統合、セキュリティ機能、プロフェッショナル サービス機能、サプライヤーの評判、販売知識、ブランドなどの要素は、これらの小規模企業にとってはあまり重要視されていません。

大企業は使いやすさをかなり低くランク付けしていますが (約 36% が製品/ベンダー選択の最大の基準であると考えています)、セキュリティ機能、専門サービス機能、サプライヤーの評判、販売知識、およびブランド。 大規模な組織では、ユーザビリティの問題を解決するのに役立つ社内の IT スタッフがいる可能性が高くなりますが、そもそもこれらの問題に遭遇すると、生産性が損なわれる可能性があります。

ユーザーフレンドリーなプリンター機能

使いやすいプリンターには、使いやすいコントロール パネルやタッチスクリーン、生産性向上アプリ、ソフトウェア ユーティリティ、メンテナンス機能、インタラクティブなヘルプが備わっていることがよくあります。 また、ますます多くの印刷デバイスに統合されている新しいユーザビリティ機能は、音声制御です。

コントロール パネル: プリンタまたは多機能プリンタ (MFP) との日常的なやり取りの多くは、PC ワークステーションで行われ、プリンタ ドライバとソフトウェア ユーティリティを通じて実行されます。 ただし、スキャン、コピー、ファックスなど、印刷以外のかなりの量の操作は、デバイスのコントロール パネルやタッチスクリーンを介して行われます。

最も使いやすい印刷デバイスには、読みやすく操作しやすい十分な大きさのタッチスクリーンがあります。 アイコンは明確にマークされており、従業員は最も一般的に使用される機能をメニュー システムのトップ レベルに配置できます。 オフィスでは、同じメーカーの複数のプリンターを使用することで、コントロール パネルのエクスペリエンスを向上させることもできます。 これにより、作業者はメーカー独自のユーザー インターフェイスに慣れることができます。

生産性アプリ: 多くの印刷デバイスがアプリをサポートするようになりました。 デバイスにプリインストールされているか、顧客またはサードパーティがダウンロードできます。 これらのアプリは、コントロール パネル画面にタッチするだけで開始され、キーを 1 回または最小限押すだけで複雑な操作を実行できるように設計されています。

利用可能なアプリの数と種類はベンダーによって異なりますが、より一般的に見られるアプリのいくつかは、ページとコストの会計、ドキュメント管理とスキャンされたファイルのルーティング、および情報アクセスなどの分野に焦点を当てています. アプリを正しく設計して実装すると、デバイスの使いやすさだけでなく、アプリがアクセスするように設計された特定のアプリケーションや機能も大幅に向上します。

ソフトウェア ユーティリティ: 使いやすさのもう 1 つの重要な領域は、プリンタ ドライバ、ファックス ドライバ、スキャンおよび/または光学式文字認識 (OCR) ソフトウェアなど、デバイスに付属するソフトウェア ユーティリティです。 多くのプリンター ドライバーと関連するユーティリティを使用すると、ユーザーはデバイスの特定の用途に適用される共通の設定を定義できるため、ユーザー エクスペリエンスの向上に役立ちます。

メンテナンス性:プリンターのメンテナンスのしやすさも重要です。 たとえば、備品は簡単に設置/追加できますか? 紙詰まりを直すのはどれくらい難しいですか? ユーザーがこれらのタスクを実行するのに苦労する必要はありません。 一部のベンダーは、特定のメンテナンス操作が行われる場所にメンテナンスの指示を掲載していますが、他のベンダーは、一連の指示画面を使用してコントロール パネルでメンテナンス/交換プロセスを詳しく説明しています (またはビデオが利用できる場合があります)。

詳細なエラーおよび更新メッセージも使いやすさを向上させます。 たとえば、「定着器を交換する必要があります」というメッセージは、「エラー E331」というメッセージよりもはるかに役に立ちます。 さらに、トラブルシューティング ユーティリティが役立つ場合があります。

対話型ヘルプ: 対話型ヘルプを使用すると、作業者は、ボタンまたはアイコンに触れることで、特定の機能または機能の使用方法に関する状況依存ヘルプにアクセスできます。 インターネット接続を備えた MFP は、ユーザーをオンライン ヘルプに誘導する可能性がありますが、他のデバイスにはより限定的なヘルプが組み込まれています。

音声制御: Amazon Alexa、Google Assistant、Microsoft Cortana などの音声アシスタントを使用して、人間の音声でプリンターを制御できるようになってきています。 Canon、Epson、HP、Sharp、および Xerox は、この機能をデバイスに組み込んでいるプリンター メーカーのほんの一例です。

ユーザーにとってのこの機能の利点は、プリンターとの対話がより簡単かつ迅速になることです。 メニューシステムを入力してナビゲートする必要はなく、必要なものをプリンターに伝えるだけです。 音声コマンドを使用すると、特定の身体障害を持つユーザーがデバイスを使用したり、より適切に使用したりすることもできます。

ただし、このテクノロジに関する潜在的な懸念の 1 つは、プライバシーとセキュリティです。 実際、ビジネス ユーザーの 49% が音声自動化ソリューションへの投資を検討している一方で (Keypoint Intelligence の最近の Smart Workplace 調査によると)、スマート テクノロジに対する否定的な態度の最大の理由はセキュリティの欠如です。

企業は、音声アシスタントのインターネット接続の性質により、企業情報が悪用される可能性があることを恐れているかもしれません。 このテクノロジーのもう 1 つの潜在的な欠点は、近くのオフィス ワーカーへの混乱です。

3つのテイクアウト

プリンターは、特に操作とメンテナンスを簡素化する最新の機能を備えているため、使いにくい必要はありません。
中小企業は、専任の IT スタッフを配置する可能性が低いため、プリンタの使いやすさを非常に重要視しています。
今日のプリンタには、使いやすいコントロール パネル/タッチスクリーン、生産性向上アプリ、ソフトウェア ユーティリティ、メンテナンス機能、インタラクティブ ヘルプ、音声制御機能などのユーザビリティ機能が組み込まれています。